Jak systém TeamIn vypadá?

Kalendář úkolů a schůzek

Základním nástrojem pro pracovníky je srozumitelný a přehledný seznam úkolů, které má pracovník vykonat. Úkoly zadává do systému pracovník sám nebo mu jsou zadávány jinými pracovníky.

Přehled poskytuje pracovníkovi informaci o tom, jak je naplánováno jeho vytížení, signalizuje, kterým úkolům hrozí zpoždění a umožňuje mu sestavit si plán práce na příští dny.

Přehled také obsahuje odkazy na zakázky, ke kterým se úkol vztahuje a kde pracovník může získat další informace a souvislosti k zadanému úkolu.

Evidování odpracovaného času

Přehled úkolů obsahuje stopky pro měření času, který pracovníci jednotlivým úkolům věnovali. Způsob ovládání je navržen tak, aby neobtěžoval ani v případě častého střídání činností.

Podpora delegování úkolů

Přehled je možné použít i ke správě delegovaných úkolů. Zadavatel úkolu může sledovat seznam delegovaných úkolů a jejich stav. O dokončení delegovaných úkolů je zadavatel průběžně informován.

Probíhající zakázky

Základním pohledem pro ředitele a vedoucí zakázek je okno s přehledem probíhajících zakázek.

Každá zakázka je zařazena do jednoho z několika definovaných stavů, jejichž číselník lze stanovit na základě zvyklostí ve firmě. Stav zakázky lze pak ještě doplnit volným slovním popisem.

Vyhledávání problémových zakázek

Pomocí údajů o vedoucím a stavu zakázky lze záznamy v tomto okně třídit a filtrovat. Tak lze snadno identifikovat ty zakázky, které vyžadují pozornost vedoucího zakázky nebo jiných pracovníků. Po kliknutí jsou pak v pravé časti hlavního okna zobrazeny detailní informace o zakázce.

Tým pro realizaci zakázky

Pro každou zakázku je určen její vedoucí, který řídí průběh zakázky. Ten také obsazením dalších rolí v zakázce určuje tým, který je za zakázku zodpovědný. Se zařazením pracovníka do role také pracovník získá rozšířená práva pro práci se zakázkou (např. možnost zobrazení finančních dat).

Definici jednotlivých rolí a práv z ní vyplývajících lze provést uživatelsky podle potřeb a zvyklostí firmy.

Podklady pro vyúčtování

Soustředění všech informací o průběhu zakázky na jedno místo poskytuje ideální podklady pro její vyhodnocení a vyúčtování. Zobrazené statistiky zobrazují především údaje o množství práce vykonané vašimi pracovníky, hodnotu prací nakoupených u externích dodavatelů a celkovou bilanci zakázky. Na kliknutí jsou poskytnuty doplňující a detailnější informace.

Sdílení informací

K zakázce lze připojovat další informace, jako například zprávy či kontakty na osoby či firmy, které mají se zakázkou souvislost. V případě potřeby mohou být příslušní pracovníci o přidání takové informace zvlášť upozorněni.

Úkoly

Plán prací na zakázce se sestavuje v podobě stromu. To znamená, že každý úkol lze dále členit na menší. Součástí plánu jsou také termíny (milníky) a úkoly, jejichž plnění budete zajišťovat u dodavatele (externí náklady). Stavy jednotlivých položek jsou v systému prezentovány barvou a ikonou.

Finanční data

Kromě údajů o průběhu zakázky lze do systému TeamIn zadávat i ohodnocení jednotlivých úkonů v penězích a evidovat náklady zpracovávané externími dodavateli. TeamIn podporuje také proces vyúčtování a fakturace zakázky klientovi. Díky tomu jsou k dispozici všechny klíčové údaje pro hodnocení zakázky z hlediska zisku a hodnocení přínosu jednotlivých pracovníků. Souhrnné statistiky pak poskytují údaje, které lze využít jako kritéria pro odměňování a motivaci pracovníků na různých pozicích.

Správa dokumentů

TeamIn umožňuje k zakázce shromáždit různé dokumenty jako zadání, smlouvy, předávací listiny, nebo odkazovat na dokumenty archivované v papírové podobě.

Tato vlastnost výrazně usnadňuje orientaci v zakázce po delším časovém odstupu. Například v situaci, kdy je potřeba znovu zpracovat stejnou či obdobnou zakázku.