Nasazení

Nasazení jakéhokoliv informačního systému má vždy několik rovin. Vlastní technické nasazení (tj. instalace a konfigurace software) je pravidla bez problémů a netrvá déle než několik hodin. Složitější je to však s přijetím systému všemi pracovníky firmy. Ti se musí naučit používat nový software. A i když TeamIn se snaží být k uživatelům maximálně ohleduplný, přeci jen si musí pracovníci zvyknout na mírně odlišný styl práce.

TeamIn můžete začít používat prakticky okamžitě. Určitě vás zaujme svými možnostmi. Je ale poctivé také říci, že rozumné výsledky a docenění všech jeho možností získáte až po pár týdnech řádného provozu.

Těchto rizik jsme si samozřejmě vědomi a v maximální možné míře vám budeme pomáhat při jejich překonávání. Nasazení systému proto probíhá zpravidla takto:

Sestavení plánu nasazení - příprava

Základním úkolem této fáze je stanovení cílového stavu po nasazení systému. V diskuzi se zodpovědným pracovníkem jsou určeny oblasti, které má TeamIn pomáhat řešit, a návaznosti systému na ostatní procesy ve firmě. Jsou stanoveny role jednotlivých pracovníků a rozsah, ve kterém budou TeamIn používat.

Výsledkem je stav, kdy zodpovědný pracovník má dobrou představu o průběhu školení a součinnosti, která bude z jeho strany potřeba. Školitelé mají dostatek informací, aby zaškolení uživatelů mohli provádět v souladu s celkovou strategií firmy.

Vhodné je, aby se nejprve se systémem seznámily klíčové osoby, které pak pomohou systém ve firmě prosadit. Zpravidla jde o manažera, který je často za nasazení zodpovědný a koordinátora - pracovníka, který má na starosti souběh zakázek a bude zodpovědný za systém z hlediska dat, které jsou v něm obsažena.

Instalace a základní zaškolení

TeamIn je nainstalován a odzkoušen, jsou naplněny typové číselníky. Je vhodné, nainstalovat zároveň i testovací verzi, s níž si mohou pracovníci nanečisto zkoušet různé postupy, aniž by narušili ostrá data.

Uživatelům, kteří budou se systémem pracovat, je pak v rozsahu přibližně dvou hodin vysvětleno a předvedeno základní ovládání systému (předpokládá se dobré zvládnutí počítače na uživatelské úrovni).

První dny provozu

Při prvních dnech používání je přítomen školitel, který uživatelům přímo v provozu pomáhá s ovládáním systému. Ukazuje, jak řešit běžné i náročnější situace a jak v rámci systému nejlépe organizovat data.

Po skončení tohoto období by již měli být všichni pracovníci schopni pracovat se všemi základními funkcemi systému.

Optimalizace

Úvodní proškolení je vhodné po cca 4 až 6 týdnech zopakovat. Uživatelé se seznámí s pokročilými funkcemi systému. Školitel je zároveň upozorní na chyby, kterých se uživatelé při práci se systémem dopouštějí.

Manažeři a vedoucí pracovníci jsou podrobně seznámeni s možnostmi, které poskytují sestavy a pohledy Dále je také konzultováno a upravováno nastavení číselníků, tak aby co nejlépe vyhovovaly potřebám firmy. Pokud je to účelné, je možné v tomto období také diskutovat o možných změnách a přizpůsobeních systému přesným potřebám firmy.

Podpora v dalším období

Samozřejmostí je další technická a uživatelská podpora (e-mail, telefon). V případě potřeby je možná další návštěva školitele nebo konzultanta.